Jak działa kontrakt Time and Materials i dlaczego stosujemy go w Rigby?

Odpowiedni model współpracy z klientem - klucz do sukcesu!

W świecie biznesu, szczególnie w branży IT, kontraktowanie usług i projektów to codzienność. Firmy i klienci muszą wybierać odpowiedni model współpracy, który pozwoli na skuteczną oraz efektywną realizację projektu. Jednym z najpopularniejszych modeli umów jest kontrakt Time and Materials (T&M). W tym artykule dowiesz się, czym dokładnie jest kontrakt T&M, w jakich sytuacjach warto go stosować, a także jak ten model kontraktu wypada na tle innych.

Czym jest kontrakt Time and Materials?

Kontrakt Time and Materials, znany również jako T&M, jest modelem umowy, który umożliwia elastyczne rozliczanie za pracę i wykorzystane materiały. Umowa ta opiera się na założeniu, że wykonawca rozlicza klienta za rzeczywisty czas pracy oraz zużyte zasoby, takie jak narzędzia, sprzęt czy licencje. Stawki za godzinę pracy są wcześniej ustalane między stronami umowy, co pozwala na jasne określenie kosztów.

Takie umowy zazwyczaj stosuje się w przypadku, gdy ilość i zakres prac są trudne do określenia lub gdy oczekuje się, że wymagania projektowe zmienią się w trakcie ich realizacji. Przewaga tego modelu polega na elastyczności w projekcie i możliwości łatwej adaptacji do zmian wymagań.

Proces ustalania kontraktu Time and Materials

Wiesz już, że w przypadku kontraktów Time and Materials klient płaci wykonawcy za faktyczny czas pracy oraz wykorzystane zasoby. Jednak, aby skutecznie stosować ten model rozliczeń, istnieje kilka kluczowych kroków, które należy spełnić.

Określenie stawek godzinowych

Pierwszym krokiem jest określenie stawek roboczogodzin dla różnych specjalistów, którzy będą pracować nad projektem. Te stawki mogą różnić się w zależności od poziomu doświadczenia, specjalizacji czy regionu.

Kluczowe założenia projektu

Aby uniknąć nadmiernych kosztów i niepotrzebnych opóźnień, ważne jest, aby określić najważniejsze założenia biznesowe zadań na początku projektu. Pozwoli to uniknąć nieporozumień oraz zapewni klarowność w jego realizacji. Oczywiście, w trakcie trwania kontraktu Twoje potrzeby i pomysły mogą się zmieniać. Ten rodzaj modelu rozliczeniowego zakłada elastyczność wobec zmieniających się wymagań.

Z tych powodów, na początku omawiania współpracy z klientem, tworzymy MVP (Minimum Viable Product). Planujemy jedynie te funkcje, które są absolutnie niezbędne do tego, aby aplikacja działała w sposób podstawowy. Pozwala to szybko wydać pierwszą wersję produktu, na której użytkownicy mogą już zacząć pracować i dawać opinie. Tworząc MVP jako część projektu opartego na kontrakcie T&M, unikamy zbędnego tracenia czasu oraz zasobów.

Zalety i wady kontraktu Time and Materials

Kontrakt Time and Materials ma swoje unikalne przewagi i ograniczenia, które warto wziąć pod uwagę przed jego wyborem.

Zalety:

• Elastyczność projektu: Jedną z głównych zalet kontraktu Times and Materials jest, wcześniej już wspomniana, elastyczność projektu. W przypadku projektów z nieokreślonym zakresem lub częstymi zmianami wymagań T&M pozwala na dostosowywanie się do nowych wyzwań i szybką reakcję na zmiany.

• Wysoka jakość produktu: W modelu rozliczeniowym T&M deweloperzy mogą skupić się na tworzeniu wysokiej jakości produktu, ponieważ nie muszą martwić się o ograniczenia czasowe wynikające z założenia stałej ceny oraz sztywnych ram okresu realizacji projektu.

• Aktualne informacje: Klient jest na bieżąco informowany o postępie prac i może natychmiastowo wpływać na priorytety lub zmiany, co sprzyja większej kontroli nad projektem zlecającego.

• Oszczędność: Pracując w modelu rozliczeń za czas pracy, uzyskujemy najniższą możliwą cenę. Kontrakt T&M umożliwia skrócenie czasu pracy nad projektem w wybranym przez Ciebie momencie. Jeśli chcesz wypuścić projekt, w którym nie zostały wprowadzone wszystkie poprawki, ale uważasz, że na tym etapie jest wystarczająco dopracowany - możesz to zrobić. Zaoszczędzisz przy tym dużo pieniędzy i zyskasz czas na przemyślenie następnych kroków rozwoju Twojego projektu.

Wady:

• Brak precyzyjnych kosztów: Jednym z największych wyzwań kontraktu T&M jest brak precyzyjnej wiedzy, ile dokładnie będzie kosztować realizacja projektu. To może być problematyczne, szczególnie gdy budżet klienta jest ograniczony. Stwórz strategię działania i ustal swoje priorytety, aby wykonawca projektu wiedział, na czym Ci zależy oraz dostosował je do trybu pracy.

Rozwiązaniem tego problemu jest estymacja ballpark. Pomaga ona klientowi i wykonawcy zrozumieć, czy mają realistyczne oczekiwania co do projektu. Jeśli klient ma pewien budżet, to dzięki takiej estymacji może zobaczyć, czy to, co chce zrealizować, mieści się w dostępnym koszcie. Z kolei wykonawca może określić, czy jest w stanie zrealizować projekt w ramach oczekiwanego budżetu i czasu. Pozwala na uniknięcie nieporozumień i rozczarowań w przyszłości.

• Ręka na pulsie: Jeśli nie pracujesz blisko z wykonawcą, możesz stracić kontrolę nad projektem. Musisz być czujny i zaangażowany w pracę nad jego realizacją, aby pilnować swoje wydatki, postępy i czas wykonania.

Kiedy warto stosować kontrakt T&M?

Kontrakt Time and Materials jest szczególnie korzystny w określonych sytuacjach:

• Specyfika projektu: Gdy projekt ma charakter kreatywny, rozwojowy, czy informatyczny, ciężko jest dokładnie określić zakres i cele. W takich projektach trudno jest przewidzieć wszystkie etapy i wyzwania, dlatego elastyczność tej formy umowy pozwala na dostosowanie się do zmieniających się potrzeb.

• Pilne projekty: W przypadku pilnych projektów, gdzie kluczowe jest szybkie wdrożenie rozwiązania, kontrakt T&M pozwala na natychmiastowe rozpoczęcie prac oraz najkrótszy czas realizacji.

• Projekty z niepewnymi wymaganiami: Gdy wymagania klienta nie są jeszcze w pełni sprecyzowane, T&M pozwala na stopniowe ich dopracowywanie w trakcie realizacji projektu.

• Współpraca z nowymi klientami: Gdy nawiązujesz współpracę z nowym klientem i nie masz pełnego obrazu jego potrzeb i preferencji, kontrakt T&M pozwala na budowanie zaufania i lepsze zrozumienie wspólnych oczekiwań w trakcie pracy nad nim.

• Projekty podlegające sezonowości: W przypadku projektów, które podlegają sezonowym zmianom popytu, T&M może być korzystnym rozwiązaniem. Dostawca może dostosowywać zasoby do aktualnych potrzeb klienta, unikając nadmiernych kosztów w okresach niższego popytu.

• Dalszy rozwój projektu: Projekt oparty na kontrakcie T&M może bardzo płynnie się rozwijać, gdyż dodawanie nowych funkcjonalności, które nie były zakładane na początku, jest bezproblemowe. Nie trzeba wprowadzać zmian w umowie bądź, spierać się o to, że czegoś nie było w założeniach. Elastyczność to podstawa w tym modelu współpracy.

Porównanie kontraktu T&M z innymi modelami rozliczeń

Kontrakt Time and Materials nie jest jedynym modelem rozliczenia, jednak najlepszym w przypadku tworzenia projektów IT i sklepów internetowych. Warto porównać go z innymi popularnymi modelami.

Kontrakt stałej ceny (fixed price)

W kontrakcie stałej ceny ustalona jest jedna ściśle określona cena za cały projekt. Ten model jest odpowiedni, gdy zakres i wymagania projektu są dokładnie znane i nie będą ulegały zmianie. Jednak specyfika projektów eCommerce wyróżnia się wprowadzaniem i testowaniem wielu zmian, dlatego mniej sprawdza się we współpracy z klientem z tego obszaru.

Kontrakt wytwórczy (time-boxed)

W kontrakcie wytwórczym ustala się określony czas na wykonanie projektu, a zespołowi wykonawczemu pozostawia się swobodę w tworzeniu produktu w danym czasie. Kontrakty z obszaru IT cechuje możliwość realizacji w krótszym czasie, niż zaplanowany, dzięki czemu spadają koszty projektu. Dlatego ten model rozliczenia nie sprawdzi się dobrze w projektach IT.

Kontrakt efektów (outcome-based)

Kontrakty oparte na wynikach mają swoje zastosowanie w przypadkach, gdy oczekiwane cele i wyniki są jasne oraz ustalone z wyprzedzeniem, a ryzyko zmiany wymagań jest minimalne. Niemniej jednak, w branży projektów IT i stron internetowych, gdzie elastyczność i reakcja na zmiany są kluczowe, kontrakty T&M mogą bardziej odpowiadać rzeczywistości projektów. Dlatego ten model jest bardzo rzadko używany w przypadku software house.

Wskazówki dla klientów kontraktu Times and Materials w pigułce

Kluczowe elementy do uwzględnienia:

• Specyfikacja: Specyfikacja jest ważna, ale tuż przed realizacją zadania, ponieważ jeśli ustalimy ją na początku omawiania projektu, to założenia, wraz z jego trwaniem, mogą zmienić się wiele razy.

• Klarowna komunikacja: Buduj zaufanie poprzez jasną i regularną komunikację między stronami umowy.

• Ustalenie stawek: Określ konkurencyjne stawki godzinowe, które uwzględniają poziom doświadczenia i specjalizacji pracowników.

• Monitorowanie czasu pracy: Regularnie monitoruj czas pracy zespołu, aby uniknąć nadmiernych kosztów.

• Zarządzanie zmianami: Skutecznie reaguj na zmiany wymagań, utrzymując elastyczność w projekcie.

Kontrakt Time and Materials jest elastycznym modelem umowy, który pozwala na rozliczanie za faktyczny czas pracy i wykorzystane zasoby. Jego zalety, takie jak elastyczność projektu, wysoka jakość produktu i budowanie zaufania między stronami, sprawiają, że jest on popularnym wyborem w branży IT. Jednak kluczowym elementem skutecznego stosowania kontraktu T&M jest dokładne określenie specyfikacji zadań i klarowna komunikacja między klientem a wykonawcą. Pozwoli to na pomyślne wdrożenie projektu.